Le présent document apporte des réponses aux questions les plus fréquemment posées sur notre processus d’audit de vérification du respect de nos contrats de licence.
Q. : pourquoi Infor souhaite-t-elle réaliser un audit ?
R. : nous vérifions régulièrement avec nos clients leurs contrats de licence afin d’en garantir le respect. Le respect de nos droits de propriété intellectuelle et contractuels fait partie intégrante de notre obligation envers nos actionnaires, nos collaborateurs et nos clients.
Q. : s’agit-il d’une nouvelle activité ?
R. : non. Infor et/ou ses consultants et concédants de licence tiers vérifient le respect des contrats de licence depuis 2001.
Q. : qui est CAP Systems ?
R. : CAP Systems est le prestataire indépendant que nous avons retenu pour pratiquer ces audits. Leurs spécialistes en licence logicielle multilingue ont réalisé plus de 6000 missions d’audit.
Q. : notre contrat d’assistance technique vient d’expirer. Devons-nous toujours participer à l’audit ?
R. : oui. Notre droit d’audit n’est pas lié à la poursuite de l’assistance technique.
Q. : notre logiciel nécessite des clés de sécurité qui limitent le nombre d’utilisateurs ou la copie sur un nouveau serveur. Est-ce que cela ne constitue pas une garantie suffisante à la place d'un audit ?
R. : malheureusement, tous les cas ne permettent pas d’avoir recours aux clés de sécurité. Dans certains cas, délibérés et non délibérés, le nombre d’utilisateurs ou de serveurs n’était pas limité à ce que prévoyaient les termes et conditions du contrat de licence. Il n’est donc pas possible de se fier exclusivement aux clés de sécurité pour garantir le respect de votre contrat de licence.
Q. : la plupart des sociétés respectent-elles leur contrat de licence ?
R. : oui, la majorité des sociétés que nous avons fait auditer respectait leur contrat de licence. Leur nombre a d’ailleurs sensiblement progressé au cours de ces dernières années lorsqu’elles ont pris conscience de l’importance d'une bonne gestion des licences et de l’existence des contrôles dans le cadre de la loi Sarbanes-Oxley.
Q. : quelles sont les données collectées ?
R. : uniquement les données liées à l’utilisation de nos logiciels. La priorité de nos audits vise à extraire les données uniquement liées à l’usage de nos logiciels. Généralement, parmi les informations collectées figurent le nom des produits, l’ID des utilisateurs et celui des postes de travail. A partir de ces données, nous générons des décomptes d’utilisateurs simultanés ou nommés. Par ailleurs, c’est vous qui désignez les serveurs cible lors de l’installation.
Q. : cet audit engendre-t-il des coûts ? Si oui, qui les prend en charge ?
R. : les entreprises qui mènent leurs propres programmes d’audit interne savent qu’il s’agit-là d'une opération coûteuse et chronophage. Cependant, vous n’en supporterez aucun coût. Nous prenons en charge les prestations d’audit. Votre engagement se limite au temps passé à télécharger le logiciel d’audit de notre site FTP et à l’installer. Les données produites à l’issue de ce processus d’audit sont utiles à votre entreprise, parce qu’elles vous permettent de vérifier l’identité des personnes qui accèdent à votre système et d’identifier les programmes qu’elles exécutent.
Q. : combien de temps devrons-nous vous consacrer afin de réaliser cet audit ?
R. : l’installation de notre logiciel d’audit ne prend que quelques minutes. Il s’exécute ensuite en arrière-plan et les fichiers nous sont envoyés directement. Pour la plupart des produits, le logiciel s’exécute pendant six semaines. Pour certains autres, l’audit ne dure que quelques heures.
Q. : je ne souhaite pas installer le logiciel sur mon serveur. Pouvez-vous en tenir compte ?
R. : oui. Généralement, notre logiciel d’audit ne s’exécute pas sur les serveurs. Il s'installe sur un ordinateur personnel connecté à votre réseau. Il lit les données des serveurs et les enregistre sur ce PC. Aucun programme ne s’exécute sur le serveur et aucune donnée n’y est écrite.
Q. : de nombreux ordinateurs sont connectés à mon réseau. Dois-je lancer un audit sur chacun d’entre eux ?
R. : vous n’avez besoin d'installer le logiciel d'audit qu'une seule fois. Ensuite, ce dernier vérifie chaque ordinateur de votre réseau. Cependant, si le nombre d’ordinateurs de votre réseau est trop important, vous serez peut-être obligé d’installer le logiciel d'audit sur d'autres PC. Par ailleurs, si vos différents sites disposent de réseaux distincts, vous devrez peut-être l’installer sur chaque site.
Q. : je ne connais pas les différents logiciels Infor qui sont installés sur mes serveurs. Pouvez-vous m’aider à y voir plus clair ?
R. : oui. Généralement, le logiciel d’audit se connecte aux serveurs cible et vérifie quels sont les produits Infor qui y sont installés. Il génère ensuite un rapport à votre attention et vous demande l’autorisation de procéder à l’audit.
Q. : que faire si je dois redémarrer mon ordinateur ou mon système cible au cours de l'audit ?
R. : ce n’est pas un problème. Lorsque cet ordinateur ou ce système cible est de nouveau opérationnel, le logiciel d’audit redémarre automatiquement et reprend ses opérations à l’endroit où il les avait interrompues.
