Infor Expense Management

Les dépenses générées par les employés peuvent représenter une part importante des dépenses totales de l’entreprise. Il est plus important que jamais de maîtriser ces dépenses. Obtenez plus rapidement davantage d’informations, clôturez plus rapidement vos livres et appliquez plus efficacement vos stratégies grâce à Infor Expense Management.

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Présentation

Utilisé par les entreprises du monde entier tournées vers le futur, Expense Management permet de réduire les coûts et d’améliorer l’efficacité des processus liés aux dépenses et aux recettes, y compris les déplacements professionnels ou de loisirs, la planification et approbation avant déplacement, et paiement prestataire.

Grâce à son design modulaire, Expense Management permet aux sociétés de choisir exclusivement les capacités qui correspondent à leurs exigences professionnelles ainsi qu'à la flexibilité liée à leur développement.

Les quatre modules de base de la solution –– Travel Plans, Expense Reports, Payment Requests et Timesheets –– partagent une interface intuitive commune simple à maîtriser et maintenir. Ces applications intégrées facilitent la planification et les dépenses liées aux déplacements professionnels, les demandes et l’approbation des paiements, l’imputation des heures au projet et aux centres de coût, et le calcul des heures supplémentaires. Il en résulte un contrôle exhaustif des dépenses professionnelles générées par l'employé.

Conçu par des experts en finance et déplacements, forts de dizaines d’années d’expérience, Expense Management est l’application de gestion des dépenses liées aux déplacements professionnels ou de loisirs la plus flexible.


 

Fonctionnalités

Expense Management automatise tous les processus financiers liés aux employés dans une seule et même solution consolidée. Il offre également des fonctionnalités haut de gamme de réalisation de rapports et d'audit.

Expense Management permet également aux organisations multinationales complexes d’automatiser les processus liés aux dépenses professionnelles, et veille à la conformité aux règlementations, réduisant les coûts administratifs associés, et diminuant le risque d’erreurs accidentelles et de fraude intentionnelle. Les entreprises peuvent ainsi mettre à jour instantanément leurs processus internes afin d’assurer une amélioration continue, tout en garantissant leur conformité aux règlementations et législations en vigueur.

La solution intègre les fonctionnalités suivantes :

  • Expense Reports—Interface web d’Infor, le système automatisé réduit fortement la complexité, les délais et les coûts de création, d’acceptation et de traitement des rapports de dépenses. Il offre la visibilité et le contrôle nécessaires pour répondre aux standards actuels de comptabilité. Les voyageurs peuvent créer et gérer des rapports de dépenses quand et où cela leur convient, grâce au client offline d’Infor et à la plateforme mobile. De plus, les vérificateurs peuvent ouvrir les rapports de dépense ainsi que les documents joints lorsqu’ils reçoivent des alertes e-mail sans devoir s’identifier dans l’application.
  • Travel Plans—Les plannings de déplacement intègrent les règles internes à l’entreprise avant d’engager les dépenses, car le système vérifie la conformité avec ces règles lorsque les employés font leur planning de déplacement qu’ils doivent ensuite soumettre pour approbation. De plus, les plannings de voyage autorisent des pièces jointes au rapport des dépenses pour comparer les dépenses planifiées et réelles. Cela aide non seulement les managers à prendre de meilleures décisions d’approbation, mais cela ajoute de nombreuses capacités analytiques pour améliorer la planification du budget futur. 
  • Payment Requests—Les employés doivent parfois acheter immédiatement des marchandises et des services, en contournant les demandes d’achats de la société et le processus de commande. De ce fait, ces demandes ne sont pas souvent suivies et il en résulte une vue incomplète des dépenses des employés. Les demandes de paiement comblent ce vide en éliminant la double saisie de données et en automatisant la validation, garantissant ainsi que ces demandes sont précises, complètes et transmises aux services concernés. Alors que les demandes de paiement peuvent être soumises par tout employé, la comptabilité fournisseurs et le service achats peuvent également utiliser le système pour saisir des informations pour le compte d’autres employés.
  • Timesheets—L’enregistrement précis des employés et du personnel rémunéré à l’heure est vital pour une facturation et des calcul de salaire précis.  De plus, cette fonction demande du temps et entraîne des risques d'erreurs. Les feuilles de présence simplifient le processus en permettant aux employés de mentionner avec précision les heures consacrées à un projet, ainsi que le travail général et les absences, bien plus rapidement. Des délais de traitement plus rapides et un nombre réduit d’erreurs conduisent à des cycles de facturation client plus efficaces et à une réduction des jours vendus en suspens, contribuant directement au résultat.
  • Mobile device support—Les employés peuvent créer des rapports de dépenses sur leurs périphériques mobiles, en tout lieu et à tout moment. De plus, les managers peuvent visualiser et approuver les rapports de dépenses depuis leurs équipements mobiles, assurant ainsi un gain de temps, des performances optimales et une réponse rapide.
  • Digital receipt management—Les employés peuvent joindre aisément leurs reçus par e-mail ou par fax, évitant ainsi les traitements papier.
  • Flexible, affordable delivery options—Choisissez parmi une gamme sans équivalent d’options de déploiement logiciel. Profitez d’une version hébergée et confiez-nous la gestion de l’application ou achetez une licence ferme.

 

Tous les modules d’Expense Management:

  • Alerte les employés en cas de saisie illégale, afin de leur permettre de fournir des explications ou de corriger avant de soumettre des planifications ou des dépenses.
  • Alerte les vérificateurs, obtient les autorisations nécessaires et déclenche ensuite les événements comme l’émission de billets d’avion et le remboursement de dépenses.
  • Analyse la base de données des solutions à la recherche d’opportunités pour réduire les coûts.


En outre, Expense Management :

  • Capture les informations en vue d’analyse et de comparatifs (benchmarks), identifiant les modèles de dépenses pouvant être utilisés pour négocier des réductions avec les fournisseurs.
  • Prend en charge plusieurs langues et devises.
  • Offre l’intégration transparente des données des cartes d’entreprise.
  • Est compatible avec tous les formats internationaux de dates et de devises.
  • Facilite l’application de règles spécifiques à des agences indépendantes ou des sites géographiques.
  • Tient compte des taux journaliers par pays, des taxations locales, des taux variables de TVA et des indemnités kilométriques.
  • Réduit significativement la marge d’appréciation des dépenses par le biais de la conformité, de la visibilité, des dépenses des tiers et de la diminution des erreurs.
  • S’intègre de façon transparente avec d’autres systèmes Infor.

    Avantages

    Vous aurez la possibilité de :

    • Faciliter l’autorisation préalable au voyage ainsi qu'à l’achat du déplacement. 
    • Automatiser l’entièreté du cycle de reporting de la création du rapport jusqu’à l’approbation et le remboursement.
    • Automatiser les requêtes émises par l’employé en vue des paiements des fournisseurs.
    • Intégrer le temps facturable ainsi que les voyages pour une trésorerie plus rapide.
    • Réduire les délais de traitement et améliorer leur précision.
    • Réduire la complexité et faciliter vos flux de travail.
    • Gérer les déplacements instantanément.
    • Maîtriser vos processus de dépense.

    Expense Management aide les sociétés comme la vôtre à maîtriser les coûts liés aux déplacements, et d’en retirer davantage de profits.

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